小さな事から大きな事まで、世の中の多くの仕事は契約が行われます。

契約は細かな取り決めの事のため、企業同士での締結はなかなか気苦労の多い業務のひとつではないでしょうか。契約は締結するまでは大変なので、締結後はとりあえず原本だけ大切に保管して管理しておけば大丈夫だとつい思いがちです。しかし契約は締結が目的ではなく、契約内容の履行確認や、更新や解除について把握し、常に契約に関して最新状態で対応ができる必要があります。

このように、つい重要度を下げてしまいがちな契約を管理する事について、改めてその重要性や、管理の難しさなどをご紹介し、最後に適切に管理する方法などをお伝えできればと思います。

契約管理とは

まずそもそも契約管理とはどういった事なのでしょうか。契約管理とは、契約の締結者である企業組織や個人などが契約内容を把握、実施、監視、管理することです。これらは契約の成立から終了までの過程で、契約に関連するリスクを最小限に抑え、契約の遵守や成果物の提供、関係者の満足度を確保する目的があります。したがって、上述の「契約書を保管するだけ」という行為は、契約管理業務のひとつであり、適切な管理がされている状態ではありません。

契約管理を構成する要素

契約管理という業務を紐解くと、多岐にわたる要素で成り立っており、その中でも重要な要素は以下のようなものがあります

要素1：契約の作成と締結

契約管理の最初のステップは、契約書の作成と当事者間の合意です。契約書には、関係する当事者の権利と義務、契約の範囲と期間、支払い条件、契約の終了条件などが含まれます。

要素2：契約条件の監視

合意した契約条件が遵守されるように監視する必要があります。これには、納期や品質要件の遵守、支払いの追跡、契約違反のリスクの特定などが含まれます。契約内容によって監視するべき内容は大幅に変わります。

要素3：契約の変更管理

契約は同じ内容や条件が永続的に続くことはありません。時代の変化やトレンドなどで企業にとって最適でない条件になることもあります。その際に、変更要求を評価し適切な手続きを経て変更を実施します。変更が合意された場合は、契約書を更新し、関係する当事者に通知する必要があります。締結から時間が経っているものほど関係する当事者の退職や部署移動などで問題となることがあります。

要素4：リスク管理

契約に関連するリスクを識別し、適切な対策を講じることが重要です。リスク管理の手法には、契約上のリスクの分析、リスクの軽減策の策定、契約上の保険の検討などが含まれます。

要素5：文書管理

契約書やそれに関連する文書を適切に管理する必要があります。これには、契約書の保存、整理、アクセス権の管理、必要な文書の追跡などが含まれます。また、場合によっては締結者や、契約に関連する通知や文書によるステークホルダーへのコミュニケーションが含まれます。

要素6：契約の終了

契約の期間が終了する際には、契約の遂行状況を評価し、条件に基づいて契約を正常に終了させる必要があります。これには、成果物の受け渡し、支払いの処理、契約解除の手続きなどが含まれます。

契約管理は上記のような要素全てを適切に対応することが求められており、契約ひとつとっても、適切にそして効率的に管理を行わないと、大きな作業負担が発生する可能性があります。しかし、この契約管理を行う事がなぜ重要なのでしょうか。次はその重要性を見ていきます。

契約管理の重要性とは

契約書の締結は企業の活動で非常に重要な事は誰もが理解できると思います。その重要な契約を管理するという事は、組織の効率性やリスク管理において締結と同様に重要な役割を果たします。以下は契約管理が企業にとって重要な要素となります。

重要性その1：リスク管理

契約管理は企業全体におけるリスク管理の重要な要素です。事業を行っていく上では数多くの取引が発生しその取引には必ず契約が存在します。契約ひとつひとつには様々なリスクが存在し、適切に管理されない場合、企業は法的な紛争や財務的な損失に直面する可能性があります。契約管理を通じて、契約条件や遵守事項を明確に把握し、契約違反やリスクの早期識別を行うことができます。

重要性その2：成果物の提供と品質管理

契約管理は、契約に基づいて提供しなければならない成果物やサービスの提供を確実に行うための手段です。契約に明記された品質要件や納期を遵守し、顧客や取引先との関係を構築することができます。適切な契約管理を行うことで、品質の一貫性を確保し、顧客満足度を向上させることができます。

重要性その3：コスト管理

支払い条件や契約上の義務を把握し、支出を適切に管理することができます。契約に定められた金額以外のものは基本的には発生するものではないため、契約条件の監視や変更管理を通じて、不必要なコストや追加料金の発生を防ぎ、契約に基づいた効果的な予算管理を行うことができます。

重要性その4：法令遵守

契約は法的な拘束力を持つ文書であり、コンプライアンスを確保するために契約管理が重要です。契約に基づいて適切な手続きや義務を遵守することで、法的なリスクや制裁を回避することができます。またトラブルが起きた際も法に照らし合わせて解決を図るため、締結した契約の法律内での条件範囲など把握が重要になります。

重要性その5：業務効率性と透明性

締結した契約の管理業務は多岐にわたり大変です。しかしこの契約管理を効果的に行うことで、契約に関連する情報や文書が組織内で効率的に共有され、関係者間のコミュニケーションがスムーズに行われます。契約の状況や進捗をリアルタイムに把握し、必要な措置や判断を迅速に行うことができます。また、契約管理の透明性は組織内外の信頼を高め、取引先や顧客とのパートナーシップを強化する役割を果たします。

このように契約管理は、業務としては非常に多岐にわたり大変なのですが、企業にとって重要な活動であり、効果的に行うことで組織の効率性、リスク管理、顧客満足度など様々な側面での利益をもたらすことができます。

このような契約管理はどの企業でも取り入れるべきですが、なぜ難しいのでしょうか。次は契約管理を行う上での課題に目を向けたいと思います。

契約管理の課題

契約管理を実施する上で、企業は様々な課題を抱える可能性があります。多くの企業が直面するであろう課題は以下のようになります。

文書管理とアクセス制御の課題

多くの企業では、大量の契約書や関連文書が存在し、それらを適切に管理することが課題となる場合があります。契約書の整理や保管方法、アクセス制御の確立などの課題があります。特に、異なる部門や関係者が関与する場合、情報の共有と適切なアクセス権の管理が煩雑になり、契約管理担当者がボトルネックになったり、属人的な状況に陥りやすくなります。

リスク評価と管理の課題

契約には様々なリスクが関連しており、それらを適切に評価し、管理することが課題となる場合があります。どのような契約にもリスクは存在し、取り上げ始めれば際限がないため、リスクの特定や評価方法の確立、リスク軽減策の策定、契約上の保険の適用など、一定の基準を設けて、どのリスクまで許容するかなどを判断する必要があります。この基準については効率的な管理がされていない場合膨大な確認時間を要する事があり、スムーズな契約締結や変更などが難しくなる場合があります。

監視とコミュニケーションの課題

契約条件の監視や期日の追跡、通知の送信などは管理プロセスが整っていない場合は大きな課題となります。特に保守・運用といった継続的なサービスの契約の場合は顕著で、契約条件を適切に監視し、期限前の通知や準備タスク、連絡スケジュールなどを把握することは、ひとつの契約ならまだしも、契約数が増えることで手動管理は非常に困難になります。そのため誤った通知や期限切れといった大きなトラブルになりがちなミスを誘発する可能性が出てきます。

情報の統合と効率化の課題

契約に関連する情報は組織内の様々な部門やシステムに分散して存在する場合があり、情報の統合と効率化が課題となることがあります。プロセスが整っていない場合、一部署の書棚に入っている場合もあれば、別の契約書だけが契約管理システムに入ってるなど、混乱の可能性があります。こういった場合は契約管理システムの導入や情報の共有プロセスの改善などを通じて、情報の一元化と処理の効率化を図る必要があります。

このように、企業が適切な契約管理を行うには多くの課題がでてきます。これらの課題に対処するためには、適切な契約管理プロセスの策定と実施、専用の契約管理ソフトウェアやツールの活用、関係者の適切な教育やトレーニングといった、会社全体での取り組みが必要となってきます。

直面する契約管理課題はシステム導入などで解決しよう

契約管理はその複雑性と煩雑性からアナログで管理を行うには限界があるように思われます。法令順守や、契約トラブルの増加などのビジネス環境を考えると、適切な契約管理が必要で、それには契約管理業務をシステム化またはシステムを導入することで解決することが最適と考えられます。

システム化によって、契約書類の作成や管理、検索が容易になり、効率の向上が考えられ、これにより、契約の作成や更新にかかる時間が短縮され、迅速な業務処理が可能となります。また、契約データの一元管理により、人為的なエラーが減り、正確な情報提供が可能です。

さらに、システム化によって、可視性の向上とリスク管理の強化が可能になります。契約の進捗状況や履行状況がリアルタイムで把握でき、関係者間のコミュニケーションや情報共有がスムーズになります。また、契約データや契約条件の履歴が蓄積されるため、リスク管理が容易になります。契約違反や期限切れの監視が可能であり、契約上のリスクを最小限に抑えることができます。

このように、契約管理業務をシステム化することで、効率性、正確性、可視性、リスク管理の面で大きなメリットを享受することができます。また、コスト削減や法的コンプライアンスの強化といった追加の利点も得ることができます。

契約管理についてのまとめ

契約管理は、契約に関連する活動を適切に計画、実施、監視、管理することを指し、その目的は、契約の成立から終了までの過程で、契約に関連するリスクを最小限に抑え、契約の遵守や成果物の提供、関係者の満足度を確保することにあります。一方で、企業が適切な契約管理を行うには、膨大で煩雑な業務をこなしていく必要があり、プロセスの構築自体が非常に困難になりえます。それらの課題に対処するためには、適切な契約管理プロセスの策定と実施、専用の契約管理ソフトウェアやツールの活用、関係者の適切な教育やトレーニングなどが重要です。特に、契約管理業務をシステム化することで、効率性、正確性、可視性、リスク管理の面で大きなメリットを享受することができます。また、コスト削減や法的コンプライアンスの強化といった追加の利点も得ることができるため、よりスピードが要求されるビジネス環境に適合できるようにしていきましょう。