工数管理は、プロジェクトにおけるリソースの有効活用や予算の最適化を実現するために必要な手法です。正確な工数管理によって、プロジェクトの進捗状況や問題点を早期に把握することができ、計画の修正や再評価が可能になります。また、工数管理によって、チーム全体の意識統一やコミュニケーションの改善も図ることができます。

本記事では、プロジェクト工数管理の基礎的な知識から、プロセスやツール・技術の活用方法、ポイントを解説していきます。

工数管理の目的

工数管理とは、プロジェクトや業務において、作業に要する時間や人員などのリソースを計測・分析し、最適な予算やスケジュールを立てるための管理手法のことです。正確な工数管理により、作業効率の改善やコスト削減、品質の向上など、様々なメリットが得られます。

工数管理の目的は、作業の実績を正確に把握し、今後の作業予定や予算の見積もりを行うことです。また、工数管理によって、作業効率や人員配置などの改善点を見つけ出し、より効率的なプロジェクト遂行を目指します。

工数管理の方法とは？

工数管理の方法には、以下のような手順があります。

１．作業内容の洗い出し
プロジェクトのタスクや作業内容を洗い出し、明確に定義します。

２．作業時間の見積もり
各作業に要する時間を見積もり、実際の工数との差異を予測します。

３．工数計画の作成
見積もりをもとに工数計画を作成し、プロジェクトの進捗管理を行います。

４．実績の記録
実際にかかった時間を記録し、進捗状況や予実管理を行います。

５．分析と改善
記録した実績を分析し、問題点を改善するための施策を検討します。

工数管理におけるポイント

工数管理を成功させるためには、しっかりポイントを掴むことが重要です。

１．タスクの明確化

作業内容を明確に定義し、タスクを細かく分割することで、工数の見積もり精度を上げます。

２．見積もりの精度

作業時間を正確に見積もることで、予算の使い道を適切に決定できます。

３．進捗管理

実績との比較を行うことで、プロジェクトの進捗状況を正確に把握できます。

４．分析と改善 実績を分析し、問題点を把握して改善することで、工数管理の精度を向上させます。

工数管理に役立つツール

工数管理には、エクセルなどの表計算ソフトやプロジェクト管理ツール、業務管理システムなどのソフトウェアが利用されます。これらのツールを使うことで、作業時間の計測、集計、分析がスムーズに行えるようになります。

また、最近ではAIやビッグデータを活用した工数管理システムも登場しています。これらのシステムを利用することで、より精度の高い工数管理が可能になり、さらなる生産性向上につながるとされています。

ただし、ツールやシステムを導入する場合は、社内の環境やニーズに合わせて適切なものを選ぶことが重要です。また、ツールやシステムを導入するだけでなく、適切な使い方や運用が必要となります。

プロジェクト工数管理に関するよくある課題と改善策

よくある課題として以下のようなことが挙げられます。ここでは改善策も併せてご紹介します。
・プロジェクトのタスクや業務の種類が複雑で、単純な計算では工数が正確に算出できない場合
・社員の作業時間やタスクに関する情報が不正確、不完全な場合
・経費やコストが管理できていない場合

これらの課題に対する解決策としては、以下のようなものが挙げられます。

・工数管理システムを導入することで、より正確な工数の算出を可能にする。
・社員に作業時間の正確な計測を求めることで、正確な工数の算出を行う。
・プロジェクト管理ソフトウェアを利用して、プロジェクトに関する情報を正確に記録・管理する。
・経費管理ソフトウェアを利用して、経費やコストを正確に管理する。

また、注意点としては以下のようなものが挙げられます。

・社員に作業時間を正確に計測してもらうことは重要ですが、あまりにも細かく計測しすぎると作業効率が悪化することがあるため、適切な計測粒度を設定する必要があります。
・工数管理に関するデータは、プライバシーや情報漏洩のリスクがあるため、適切な情報セキュリティ対策を実施する必要があります。

工数管理ツールの選び方

工数管理ツールの選び方について以下のようなことを検討し自社やプロジェクトに最適なものを選定すると良いでしょう。

1. ユーザー数や業務内容に合わせた機能の確認
2. 利用環境に合わせたクラウドサービスの選定
3. インストールやカスタマイズの必要性の確認
4. サポート体制やセキュリティ対策の確認
5. ユーザーインターフェースの使いやすさの確認

候補として工数管理ツールが多数頭に浮かぶと思います。そんな時は、以下の比較事項と照らし合わせて選定方法選んでみてはいかがでしょうか。

1. 評判のチェック 　実際にユーザーが使っている評判をチェックし、導入前の参考にする。
2. 機能の比較 　自社の業務に必要な機能が全て揃っているか確認し、比較する。
3. インターフェースの使いやすさの確認 　実際にデモを受けたり、トライアル版を使って、インターフェースの使いやすさを確認する。
4. コストの比較 　導入費用やランニングコストを比較する。
5. サポート体制の確認 　運用時のトラブル対応など、サポート体制がしっかりしているか確認する。

プロジェクト工数管理を担うシステムとして、弊社では、BIツールと連携してプロジェクト工数管理を実現するTimeTracker Visual & Analyticsというサービスをご提供しています。ご興味があれば、ぜひご相談ください。