組織や企業にとって契約書は非常に重要なため、内容の確認などがすぐに行えるように紛失を防ぐなど適切な管理が必要となります。こうした重要性と必要性の一方で、適切な契約書管理業務はその複雑さにより担当者の業務をひっ迫することが多くあります。このような管理業務を効率的に、そしてリスクを減らしながら適切に管理するための、電子的に管理していくためのシステムが契約書管理システムとなります。

契約書の管理業務は多忙で課題も多く発生。

契約書管理業務は契約書が書面でやりとりされる都合上、アナログで管理することが多くあります。そうした管理体制は以下のような理由から課題を抱えることになります。

1.手作業と時間の消費

契約書の保存、整理、検索などの作業が手作業で行われるため、契約書の印刷、ファイリング、保管などには多くの時間と手間がかかります。また、必要な契約書を探すために多くの書類を一つずつ確認する必要があり、時間のロスや業務の遅延が積み重なり、大きな業務負担がかかります。

2.情報の欠落や誤り

また、よくあるのが、契約書が一元管理されず、複数の場所に分散して保管されることがあります。そのような場合、契約書の保管場所が把握できず、情報の欠落や紛失が発生し、取引に支障が出るレベルでリスクが発生します。

3.検索とアクセスの困難さ

契約書が複数のファイリングシステムや保管場所に分散している場合、目的の契約書を見つけるためには多くの書類を一つずつ確認する必要があり、特定の契約書を探すのに時間がかかってしまうことがあります。また、他の部署や関係者が契約書にアクセスする際も、物理的な移動や連絡が必要となり、業務の遅延や効率の低下が生じます。

4.リスク管理の困難さ

また、アナログで管理することは、契約の期限切れや更新の見落としが発生しやすく、重要な契約の逸失や法的なリスクが生じる可能性があります。また、この管理手法では、契約内容や変更履歴の追跡も困難で時間もかかり、紛争解決や法的な対応に支障をきたすことがあります。

このように、契約書管理業務は手間がかかり、情報の欠落や誤りのリスクが高く、検索やアクセスが困難であり、リスク管理が難しいという大変な課題を抱えています。これらの課題を解決するのが、契約書管理システムとなります。

そもそも契約書管理システムとは

契約書管理システムは、組織や企業でやりとりされる契約書を、効率的かつ安全に管理するためのシステム、またはソフトウェアの事です。このシステムでは、契約書の作成、保存、更新、検索、共有などの一連のプロセスを自動化し、手作業にかかる時間とリスクを減らすことができます。

契約書は電子フォーマットで保存されるため、文書管理の容易さや検索の高速化が実現されます。また、セキュリティ機能により、機密性やアクセス制御が強化され、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。さらに、契約書の期限管理や更新通知などの機能も提供され、契約の有効期限を見逃すリスクを軽減します。

このような契約書管理システムの導入により、組織は契約管理の効率性と正確性を向上させ、リスク管理や契約履行の遵守を強化することができます。次は契約書管理システムが持つ基本的な機能を見ていきましょう。

契約書管理システムで使える主な機能

以下は一般的な契約書管理システムが搭載する

契約書電子保存

システムは契約書を電子フォーマットで保存します。これにより、大量の紙の契約書を物理的に保管する必要がなくなります。電子保存によって、文書の検索や管理が容易になります。DFやWord、Excelなど一般的なソフトウェアで編集・閲覧できるファイル形式を選べます。文書電子化機能によってペーパーレス化を進められるでしょう。

契約書更新・バージョン管理機能

契約書の更新や修正が必要な場合、システムは既存の契約書を迅速に編集し、必要な変更を反映します。更に重要なのは、これらの更新がバージョン管理される事です。これにより、これまでにどのような変更があったかなど変更履歴をたどることが可能なため、正確かつ効率的な契約の更新管理が可能となります。

契約書共有機能

契約書管理おける課題でもありましたが、契約書は様々な部署で必要となります。そのようなときは、システム内で契約書を共有することができます。関係者は必要な契約書にアクセスし、必要な情報を確認できます。共有機能にはアクセス制限も設定でき、機密性を保護することができます。

契約期限管理機能

契約書管理業務で非常に重要になるのが、契約期限の管理です。保守契約における期限など、「切れていました」などでは済まさません。しかしこの期限の管理をシステム無しで管理するのはかなりの労力が発生するのが現実です。こうした課題に対して、契約書管理システムは契約書の期限を監視し、自動的に期限が近づくと通知を送るなどの機能を提供します。これにより、契約期限の見落としや忘れを防ぐことができます。

セキュリティ機能

契約書管理システムは、データのセキュリティを保護するための機能を提供します。アクセス制御や権限設定などのセキュリティ対策を実施し、機密情報や個人データの漏洩を防止します。

これらの機能を備えた契約書管理システムは、契約管理プロセスを効率化し、正確性とセキュリティを向上させます。組織はリスク管理を強化し、契約履行を円滑に行うことができます。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入せずにアナログで管理していく場合は、様々な課題が発生することを前述しました。しかしこの課題に対して、システムの導入を行うことで以下のように課題解決に近づく重要なメリットが享受できます。

メリット1：効率向上と生産性の向上

契約書管理システムは効率的な契約プロセスを実現し、生産性を向上させます。契約書の作成から保存、検索までの一連の作業が自動化され、時間と手間を大幅に削減します。また、契約期限の管理や自動通知機能により、契約更新や延長を見落とすことなく適切に対応できるため、組織の生産性が向上し、重要な業務に集中できるようになります。

メリット2：リスク管理の強化

契約書管理システムはリスク管理において重要な役割を果たします。契約書の正確な保存と履歴管理により、契約内容や変更履歴の追跡が容易になります。また、契約期限の管理と自動通知により、契約の延滞や期限切れを防止が可能になります。これにより、重要な契約の逸失や法的なトラブルのリスクを軽減し、さらに、セキュリティ機能による機密情報の保護は、情報漏洩や不正アクセスのリスクを最小限に抑えます。組織は契約に関わるリスクを効果的に管理し、信頼性と法的コンプライアンスを確保できます。

メリット3:効果的なコラボレーション

契約書管理システムは、クライアントなどビジネスパートナーとの円滑なコミュニケーションと協力関係の構築に役立ちます。共有機能により、関係者間で契約書や関連文書を容易に共有できます。必要な情報の迅速な伝達と共有により、意思疎通がスムーズになり、取引の進行や問題解決が効率的に行われます。さらに、複数の関係者が同時に契約書を編集できるため、作業の重複や衝突を回避し、時間とリソースの節約が可能となります。ビジネスパートナーとの効果的なコラボレーションにより、取引関係の強化とビジネス成果の最大化が実現されます。

このように、これらのメリットにより、契約書管理システムの導入は組織にとって大きな価値をもたらし、効率性、リスク管理、ビジネスパートナーとの協力関係の強化に貢献します。

では次に、契約書管理システムを選ぶ際のポイントを見ていきましょう。

契約書管理システムを選ぶときのポイント

契約書管理システムの導入を検討されている場合は、いくつかの選定ポイントが存在ます。導入検討の際はそのポイントを押さえながら検討を進めていきましょう。

Point1.機能と柔軟性

システムが提供する機能が組織のニーズに適合しているか確認しましょう。契約書作成や保存、検索、共有、期限管理など、必要な機能が備わっていることが重要です。また、カスタマイズや拡張性の高いシステムであれば、将来の組織の成長や変化に対応できます。

Point2.ユーザビリティ

システムの使いやすさも重要な要素です。直感的なインターフェースや操作性の良さ、ユーザフレンドリーな機能など、ユーザビリティを重視しましょう。従業員が簡単に操作できることで、効率的な契約管理が実現します。

Point3.セキュリティとプライバシー

契約書には機密性の高い情報が含まれるため、システムのセキュリティ対策が重要です。データの暗号化、アクセス制御、バックアップなど、セキュリティ機能がしっかりと備わっているか確認しましょう。また、プライバシーポリシーやデータの所有権についても注意深く検討しましょう。

Point4.統合性と拡張性

既存のシステムとの連携や他のビジネスツールとの統合がスムーズに行えるか確認しましょう。また、将来的な拡張性も考慮し、他の業務プロセスやシステムとの連携が容易にできるかを検討しましょう。

これらのポイントを考慮しながら、組織のニーズや要件に最も適した契約書管理システムを選ぶことが重要です。適切な選択をすることで、効率的な契約管理とビジネスの成功に貢献することができます。

それでは最後に、契約書管理システムを活用するときの注意点を把握しておきましょう。

契約書管理システムを活用するときの注意点

契約書管理システムは非常に有用ですが、導入前に組織として契約書をどのように扱っているかを見直すことが重要です。そうした観点から、システム導入時に注意するポイントをご紹介します。

データの正確性と品質管理に気を付ける

システムに契約書を入力・編集する際は、情報の正確性と品質管理に留意しましょう。入力ミスや情報の欠落が生じないよう、入力データの検証や契約書の適切なチェックを行いましょう。また、システム上のデータのバックアップや定期的なデータの整合性チェックを実施することも重要です。結局のところ、まだシステムが契約書の内容を書いてくれるわけではなく、記載ミスがあったとして、誤った情報が承認されてしまえばそれは登録されてしまいます。そうした内容の部分についてはヒューマンエラーが内容に、専門業者など交えて進めていきましょう。

アクセス制御とセキュリティ

システムには機密性の高い契約書データが含まれるため、アクセス制御とセキュリティ対策に注意が必要です。適切なアクセス権限の設定やユーザー認証の強化、データの暗号化などを実施し、権限のない者が情報にアクセスできないようにしましょう。また、定期的なセキュリティチェックや脆弱性の管理も重要です。システムは、様々な制御機能を有していますが、実際にその制御の設定を行うのは人間です。そのため、そのようアクセス制限やセキュリティルールがない場合などは、いくらシステムが高いセキュリティを誇ったとしても、意味をなさないことになりますので、ルールなどの設定を決めておきましょう。

ユーザー教育とトレーニング

システムの適切な活用には、従業員のユーザー教育とトレーニングが欠かせません。システムの操作方法やベストプラクティスに関するトレーニングを実施し、従業員がシステムを効果的に利用できるようにしましょう。また、システムのアップデートや新機能の周知も重要です。この部分を怠ると、せっかくの契約書管理システムが最大限活用されず、元のアナログに近い管理体制になってしまうことも考えられます。シ

ステムの特性とできることを習熟し、業務の流れ自体をシステムと上手く統合していく姿勢が必要となります。

これらの注意点に留意することで、契約書管理システムを安全かつ効果的に活用し、組織の契約管理プロセスを強化することができます。

まとめ

契約書管理システムは、組織や企業にとって重要な契約書の効率的な管理を可能にするシステムです。手作業による管理では時間と手間がかかり、情報の欠落や紛失のリスクが高まりますが、契約書管理システムは契約書の電子保存、更新・バージョン管理、共有、期限管理、セキュリティ機能などを提供し、効率性と正確性を向上させます。導入により効率向上と生産性の向上、リスク管理の強化、効果的なコラボレーションが実現されます。

導入にメリットが多いとはいえ、活用する際には利用する側が正確なデータ入力や、セキュリティ体制、そしてトレーニングが重要になってくるため、それら注意ポイントを把握しながら導入を進めると、より効果的な契約書管理システムの活用が可能なります。