「プロジェクトが開始した」、「プロジェクトを任された」、「プロジェクトが失敗した・・・」

上記のように、仕事をしていれば必ずといってよいほど「プロジェクト」という言葉を耳にします。プロジェクトというのは、企業においては日常的かつ重要な業務のひとつです。企業では新規事業、システム開発、そして業務改善など大きな業務をプロジェクト化することが一般的となっております。この「プロジェクト」の成功や円滑な進行は、当然企業の業務と直結している事が多いため非常に重要で必ず成功させたいのですが、実は成功させるのは簡単ではありません。プロジェクトを成功させるためには適切な「プロジェクトマネジメント」を行うことがとても重要になってきます。本記事ではこの重要なプロジェクトマネジメントの円滑な進行や、成功に向けてのポイントなどを、プロジェクトマネジメントの基礎知識を踏まえてご紹介していきます。

プロジェクトマネジメントとは

まず、プロジェクトマネジメントとは何でしょうか。言葉を直訳してしまえばプロジェクトを経営・管理するという意味となります。もう少し深く掘り下げると、目的や目標を達成するためにプロジェクトを計画、組織化、管理し、プロジェクトの成果物を提供する事です。このマネジメントには時間、予算、クオリティ、リソースなどの要素を最適化しながら、計画、実施、管理を行い、プロジェクト成功までのプロセス構築と実行が含まれます。

プロジェクトマネジメントはなぜ必要なのか？

プロジェクトが必要な理由としては、プロジェクトの計画、実施、そして管理を適切に構築し運用することで、こなずべきタスクの遅延やメンバーへの過度な業務負担、リソースの過不足や潜在的リスクなどをコントロールが可能となり、結果としてプロジェクトの成功へと導く＝事業の発展へとつながることが可能となるからです。

プロジェクトマネジメントを行おう！

プロジェクトマネジメントを実際に行うに当たって、プロジェクトマネジメントで抑えておくべき要点をご紹介いたします。プロジェクト実行する前などに、大事なポイントや注意するポイントなどの要点を知っておくことで、円滑なプロジェクトマネジメントの実現を実現し成功への可能性が高まります。

プロジェクトマネジメントの押さえるべき要点

プロジェクトの押さえるべき要点は多岐にわたりますが、まずはその中でも重要な5つを見ていきます。

1.目標とスコープの明確化し共有する

まず何よりも重要になるのは、プロジェクトのゴール設定と共有です。プロジェクトの目的や目標、そしてスコープといったようなプロジェクトの根幹となるゴールが定まらない限り、タスクやスケジュール、予算なども見えてきません。それに伴いプロジェクトメンバーが何に向かってタスクをこなしていくかも見えず、ばらばらのゴールに向かって作業が進み、プロジェクトが失敗する可能性が高まります。

そうした中で、ゴール設定と共有は、プロジェクトの到達点と成功基準を設けることができ、ゴールを達成するための道筋がタスクとして「見える化」が可能となり、タスクの進捗状況を追跡し、成果物が予算やスケジュールに沿って提供されるようにすることができるようになります。

2.ゴールを達成するためのタスクを洗い出し、スケジュールの策定を行う

ゴールが明確化されると、そこに到達するために必要なタスクが見えるようになってくるため、全体的なタスクの洗い出しが可能となります。大まかなタスクの検討が始まると、そのタスクをこなすためのリソースや、時間などが徐々に具体的になってきます。そうなると、「どの程度の時間がかかるのか」や、「次のタスクに行く前に終わらせる必要のあるタスク」など優先度やタイミングなどが分かり計画を立てられるようになります。この計画策定の時点で、予算、リソース、そしてスケジュールの兼ね合いなどを把握し無理のない進行が可能か判断が可能となるため、プロジェクトの成功可能性を論じることもできるようになってきます。

3.円滑なコミュニケーション方法の確保

プロジェクトマネジメントにはコミュニケーションが非常に重要になります。プロジェクトメンバー間はもちろん、クライアントなどのステークホルダーとのコミュニケーション方法や体制を確保し、プロジェクトの進捗状況やステークホルダーの要求やフィードバックなどを全体的に共有し反映することで、トラブルを未然に防ぎ、また発生時の早期対応などを行えるようになります。

また、このコミュニケーションの円滑具合（コミュニケーションのしやすさ）はプロジェクトの進行速度に大きな影響を与えることがあります。例えば週１回の定例などでしかステークホルダーと連絡する機会を持たない場合は、仕様等の確認や調整なども週１回となってしまい、それまでの間作業がそこで一旦止まってしまう事も発生します。プロジェクトの規模や内容で頻繁なコミュニケーションをとるのが難しいケースも多々ありますが、やはりコミュニケーションのしやすさとそのスピードを重視したコミュニケーション計画はプロジェクトの成功に直結すると言えるでしょう。

4.リスク管理

プロジェクトの進行は必ずしも計画通りに進むとは限りません。プロジェクトの進行を妨げる因子をリスクと呼びますが、このリスクはいたるところに潜んでいます。リスクの把握と対応策の検討を行わずに発生ベースで都度解消していく進め方の場合、発生するたびにそのリスクの対応に追われ、解決にリソースや時間をかける必要があるため、スケジュールを圧迫しプロジェクトの成功は非常に難しくなります。このような発生する可能性の高いリスクをあらかじめ把握し、その対応策などを計画に盛り込み実行することで、リスク対応でのロスを防ぎ、結果としてプロジェクトの成功へと近づけることが可能になります。

5.チームのモチベーション

チームのモチベーションを維持し、チームメンバーがプロジェクトに取り組みやすい環境を作り出すことが重要です。モチベーションが維持できないと、プロジェクト途中でメンバーが抜けてしまい、以下リカバリーと後任へのサポートなどで想定外のリソースが必要となります。いくらリスクとして想定しているとは言え、実際起きると相当な負担となり、モチベーションの管理はとても重要となります。

こうしたモチベーションの維持には、やはり明確なゴール設定と共有が必要で、チームメンバーがどこに向かっているのかを示すことで、協力的に働き、プロジェクトの成功を実現することができます。

このように、ゴールやスコープの明確化、スケジュールの策定、コミュニケーション、リスク管理、チームのモチベーションなどの要点を押さえることが重要となります。

プロジェクトマネジメントで必要なスキル

プロジェクトマネジメントは機械で実行するわけではなく、リーダーやプロジェクトマネージャーといった「人」が行うこととなります。そのため、プロジェクトマネジメントを行うため、以下のようなスキルが求められます。

コミュニケーションスキル

プロジェクトはとても多くの人や企業などと調整を行います。プロジェクトのステークホルダー、チームメンバー、そしてそのほかの関係者との間でプロジェクトの進捗状況や、懸念点、場合によってはトラブルなどの報告と対処などを話し合う必要が出てきます。そのため単に情報を共有するだけではなく、限られたリソースや時間の中で、適切な情報を共有し、プロジェクトのゴールを見据えた問題解決のための議論などを行い、全体の信頼関係を構築していく能力が必要となります。

問題解決スキル

どれだけよい計画を立てられたとしても、プロジェクトには内外様々な要員で問題が発生いたします。そうした中で求められるのは、そのような問題を限られたリソースと時間の中で原因を分析し、解決策を提案する能力が必要となってきます。

スケジュール管理スキル

タスクとプロジェクトのスケジュールを管理するためにこまめな確認や調整する能力が必要です。タスクを優先順位に従って割り当て、期日を決定し、必要な場合はチームメンバーだけでなくクライアントなどと交渉を行いスケジュールを調整する能力が求められます。

プロジェクト管理ツールスキル

プロジェクトは様々な企業と行う場合もあり、その際目的に沿った様々なプロジェクト管理ツールを使いこなす柔軟性と対応力が求められます。プロジェクト管理ツールは、スケジュール管理、タスク管理、プロジェクトの進捗状況の追跡、予算管理などが可能で使いこなすことでより精度の高いプロジェクトマネジメントが可能となります。

プロジェクトマネジメントが目標達成の第一歩になる

昨今のプロジェクトは大小問わず、複雑化する傾向が感じられます。より多くの時間やリソース、そしてコミュニケーションなどがますます重要でその管理が必要となってきます。そんな中で適切な「プロジェクトマネジメント」を行うことは、プロジェクトをスムーズに進め、プロジェクトの成功への道しるべとなりえます。プロジェクトマネジメントの基本と要点を押さえ、プロジェクトの成功を目指しましょう。