PMOという言葉をご存じでしょうか。

これはプロジェクトの進行に関わる新しい機能の事を指しています。プロジェクトで最良の結果へ導く進行役にプロジェクトマネージャーが存在しますが、近年のプロジェクトやシステム導入などの増加に伴い、その役割や多岐にわたり多忙を極めるようになってきました。そこで現在注目を集めているのがこのPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）という機能です。

本記事ではこのPMOがどういった役割で、導入のメリットやデメリット、そして導入時の注意点などを解説し、PMOについてのご紹介して行きます。

PMOとは

PMOとは、「Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）」の略称で、企業や組織内において行われる様々なプロジェクトの「管理」に関する活動を横断的に支援する部署・機能の事をさします。

企業や組織では日々様々なプロジェクトが始まり、進行しております。通常、プロジェクトは、計画、実行、監視、制御といったプロジェクトマネジメント業務が存在しており、プロジェクトマネージャーが主にその業務を担います。

そのような企業のプロジェクト進行の中で、PMOはそのプロジェクトマネージャーや関係者に対して方法論、ツール、テンプレート、ガイドラインなどのリソースを提供し、業務をサポートすることで各プロジェクトの効率性と成果の向上を図り、プロジェクトの進捗状況やリスク、課題などを監視し、経営層への報告や意思決定の支援を行います。

つまりPMOは、PMが行う管理業務をサポートする機能となり、複数プロジェクトを横断的に支援する役割を担います。

PMOの主な役割

PMOは様々なプロジェクトの「管理」に関する活動を横断的に支援する部署・機能となるため以下のような役割を果たします。

• プロジェクト管理のフレームワーク提供・環境整備
• プロジェクトのパフォーマンスの監視
• プロジェクトのリソース管理と調整
• プロジェクトの品質管理
• プロジェクトのリスク管理と問題解決

これらの業務を通じて、PMOは組織内のプロジェクトの効率性と成果の向上を支援します。

PMとPMOの違い

PMOとよく混同しがちな言葉としてPM（プロジェクトマネージャー）があります。PMとPMOは、プロジェクトにおける役割が違うところに特長があります。PMは、プロジェクトを統括する責任者であり、プロジェクト全体の舵を取り、プロジェクトを成功に導くために様々な決断を下していく役割となります。

一方でPMOは組織全体のプロジェクト管理を支援するために存在しており、プロジェクト管理のフレームワーク、プロセス、ツール、ガイドラインを提供し、PMが最適な決断を下せるようにサポートを行います。そしてPMOは、プロジェクトの監視、報告、リソース管理、品質管理、リスク管理などを行うことで複数のプロジェクトを統括し、組織のプロジェクト管理の成熟度を向上させることを目指します。

このように、PMは特定のプロジェクトの管理を担当し、PMOは組織全体のプロジェクト管理を支援する役割を果たします。

PMOを導入するメリット

PMOを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下は主な導入メリットとなります。

プロジェクト管理の一貫性と効率性の向上

PMOはプロジェクト管理の最善策を取り入れ、組織や企業内で一貫した手法とプロセスを推進します。これにより、プロジェクト間の一貫性が確保され、各プロジェクトマネージャーとチームが効率的に働くことができます。また、プロジェクト管理に関するリソースやテンプレートの提供により、プロジェクトの計画と実行がスムーズに進みます。この一貫性は、組織や企業にとって非常に効果的で、プロジェクトメンバーの移動や、プロジェクト知識の習熟負担が大幅に削減することが可能となります。

プロジェクトのリスク管理と問題解決の強化

PMOはプロジェクトのリスク管理を行います。リスクの特定と評価、適切な対策の立案を客観的に支援する事ができるため、業務が多忙でリスクへの対応が後回しになることが少なくなります。さらに、問題が発生した際にもプロジェクトマネージャーやチームに問題解決の手法やガイドを提供する事ができるため、リスクの最小化と問題の早期解決が可能となります。

リソースの最適化と優先順位付けのサポート

PMOの特性として、組織や企業内のプロジェクトを横断的にサポートします。そのため、組織内のリソースを最適に活用するために、プロジェクト間のリソースの競合や過負荷を回避することが可能です。プロジェクト単体ではどうしても処理に手間がかかるようなリソースの割り当てや優先順位付けを俯瞰して見ることで、全体的なリソースの調整をサポートが可能になります。

このようにPMOを導入することで、プロジェクト管理の品質と成果の向上、リスク管理の強化、リソースの最適化などのメリットを享受することが可能となります。PMOはメリットが多くやるべき活動ではありますが、デメリットも存在します。次はPMOを導入する際のデメリットを把握しておきましょう、

PMOを導入するデメリット

PMOを導入する場合には以下のようなデメリットも存在します。

PMOを導入するにはコストの負担が必要

PMOの設立や運営にはどうしてもコストがかかります。PMOは特殊な性質を持つため、プロジェクトマネジメントの専門的な知識や経験を持つスタッフの雇用やトレーニングに必要なツールやシステムの導入に費用がかかることがあります。また、PMOの立ち上げやプロジェクトへの関与には組織内のリソースや時間を割く必要があり、さらに維持していく必要もあるため、これらの負担は組織に取っては軽いものでありません。

組織文化やプロジェクトマネージャーへの影響が大きい

多くの組織や企業ではプロジェクトはPMがコントロールしてきており、独自の手法やプロセスを取り入れていることが多くあります。PMOを導入することは、プロジェクトマネジメントの手法やプロセスの変更が必要になることがあります。組織全体が新たな方法に適応する必要があり、アジャストするためにどうしても時間と努力が必要です。また、一部のメンバーや部門が既存の方法に執着している場合、PMOの導入が摩擦を引き起こす可能性もあります。

また、PMOがプロジェクトマネジャーの役割を支援する場合、一部のプロジェクトマネージャーは自身の権限や責任が制限されると感じることがあります。PMOがプロジェクトマネージャーの業務に介入することで、意思決定やプロジェクトの統制に対する柔軟性が制約される可能性もあります。

プロジェクトの複雑性が増し、プロジェクトの遅延などの可能性がでる。

PMOを導入する事で、プロジェクト管理の手続きや承認プロセスが追加されます。これにより、これまでは属人的であるがゆえにスムーズであったプロジェクトの進行も、管理の都合上プロセスを増やす必要があるため、プロジェクト自体に遅延が生じる可能性があります。また、PMOを適切に導入していない場合、プロジェクトマネージャーとの役割や責任の重複、意思決定の遅延など、組織内での複雑さが増し、PMOが混乱を招くことが考えられます。

このようなデメリットもあるため、PMOを適切に導入するためにはどういった事に気をつけるべきでしょうか。次は導入する際の注意点についてご紹介します。

PMO導入時の注意点

PMOの導入を検討する際には、組織のニーズと文化、リソースの可用性、導入に伴うリスクと利益を総合的に考慮する必要があります

組織のニーズを理解する

導入は、組織や企業が決定する必要があり、トップダウンで進めないと上手く行かない可能性があります。そのため、経営レイヤーで目的と組織のビジョンや戦略との整合性を確認し、PMOがどのような価値を提供するのか、組織の課題や目標にどのように対応するのかを明確にしたうえで、組織や企業としての認識を一致しておくのが重要です。

コミュニケーションと関係構築

通常プロジェクト単体をとっても非常に多くの人が関係しています。そのうえで、PMOは組織や企業の複数のプロジェクトに関わることとなるため、組織の中の利害関係者と密なコミュニケーションをとる必要があります。こうした関係者との連携はPMOの役割や価値を最大限発揮するために必須なため、相互の信頼関係を構築しておく事が重要です。

成熟度の段階的な向上と教育

PMOとは、組織や企業に部署や機能を追加することです。そのため、初期導入時はどうしてもすぐにその機能を最大限発揮することが難しい場合が多くあります。そのため、初期段階では重要なPMO機能を稼働させて行き、組織に少しづつなじませてからその機能を発揮できるようにする必要があります。また、同じくして、PMOの導入は組織全体への変化を伴うため、変化管理プロセスを設計し、関係者の理解と参加を促進しましょう。また、PMOに関する教育・トレーニングプログラムを提供して、関係者の能力向上を支援する体制を構築しておくことが重要です。

PMOの種類

前述のように、PMOは組織や企業内に新たな機能として存在します。そのPMOは目的やニーズに応じてタイプことなるため、自身の組織にあったタイプを検討しましょう。ここでは一般的なPMOの種類をいくつか紹介します。

サポート型PMO

サポート型PMOは主にプロジェクトマネージャーやプロジェクトチームを支援する役割を果たします。プロジェクトのテンプレートやツールの提供、プロジェクトマネージャーの育成やトレーニング、プロジェクト管理の普及などを行います。

監視型PMO

監視型PMOはプロジェクトの進捗状況やリスク、予算、リソースの使用状況などを監視し、組織の上級管理層に報告します。プロジェクトのパフォーマンスのトラッキングやリスクの特定、問題の早期発見を担当します。

コントロール型PMO

コントロール型PMOはプロジェクトの計画や実行に対する強力なコントロールを行います。プロジェクトの手続きやプロセスの策定、プロジェクトマネージャーへのガイダンスや監督、品質管理や変更管理などを担当します。

統合型PMO

統合型PMOはサポート型、監視型、コントロール型の機能を組み合わせたものです。プロジェクトの管理とコーディネーションを包括的に行い、プロジェクトポートフォリオの最適化やリソースの調整、プロジェクト間のシナジーの創出を目指します。

これらのPMOの種類は組織の成熟度やニーズによって変わり、種類の組み合わせやカスタマイズされたPMOも存在する場合があります。自身の組織や企業にあったタイプを検討してみましょう。

PMOの適切な導入で組織的にプロジェクトを管理しましょう

PMOは企業や組織内で行われるプロジェクトの管理に関する活動を支援する部署・機能です。そのため、属人的になりがちなプロジェクトや、孤軍奮闘を強いられがちなプロジェクトマネージャーにとって非常に心強い味方となりえます。PMOのメリットやデメリットを把握し、適切な導入をご検討してみては如何でしょうか。