契約業務において、契約書や取引条件の管理、契約期間の監視、請求書の発行、支払いの管理などのタスクがあります。これらの業務は、紙で行われることもありますが、最近では電子化されていることが多くなりました。 本記事では契約業務をシステム化することのメリットや方法をご紹介していきます。
契約業務をシステム化するとどうなるか
契約業務を人の手からシステムで管理するようになると以下のようなメリットが生まれます。
1.効率化
契約業務をシステム化することで、契約書の作成や更新、契約内容の確認・管理などを自動化することができます。そのため、契約業務の手続き時間を短縮し、業務の効率化が図れます。
2.正確性の向上
システム化することで、契約書の作成や更新、契約内容の確認・管理が人手によるミスなく正確に行われるため、正確性が向上します。また、契約内容の変更や更新が即座に反映されるため、情報の不整合やミスが起こりにくくなります。
3.検索性の向上
システム化することで、契約内容の検索が容易になります。必要な情報をすぐに見つけることができるため、契約に関する問い合わせに迅速に対応することができます。
4.コスト削減
契約業務をシステム化することで、従来の紙ベースでの業務やメールによるやり取りなどを減らすことができます。そのため、業務の効率化や正確性の向上により、コストを削減することができます。
5.情報セキュリティの向上
契約書などの重要な情報をシステム化することで、情報漏洩のリスクを軽減することができます。システムによって情報の管理を行うことで、アクセス権限や操作ログの記録など、情報セキュリティを強化することができます。 以上のように、契約業務をシステム化することによって、業務の効率化、正確性の向上、コスト削減、情報セキュリティの向上など、多くのメリットが得られます。
契約業務をシステム化したいけど、どうやるの？
契約業務のシステム化を進める上で、まずは以下の課題と向き合い検討する必要があります。
システムの複雑性：契約業務には膨大な数の契約書類があり、それらを管理するために多数のシステムを導入することがあります。しかし、これらのシステムは複雑であり、管理が煩雑になることがあります。
セキュリティの確保：契約書類には、企業の重要な情報が含まれていることがあります。そのため、システム管理においては、情報漏えいや不正アクセスの防止など、セキュリティを確保することが求められます。
データの整合性の確保：複数のシステムを導入することで、契約書類や顧客情報などが重複したり、整合性が取れなくなることがあります。このため、システム管理においては、データの整合性を確保することが必要です。
バージョン管理の問題：契約書類は、頻繁に改訂されることがあります。そのため、バージョン管理が重要になります。しかし、複数のシステムを導入することで、バージョン管理が煩雑になることがあります。
ユーザビリティの問題：複数のシステムを導入することで、操作性や利便性が低下することがあります。そのため、システム管理においては、ユーザビリティを確保することが必要です。 以上のように、契約業務におけるシステム管理には、多くの課題があります。これらの課題を解決するためには、システムの適切な導入や運用管理が必要です。
契約業務に適したシステム管理ツール
契約業務といっても各社によって業務は異なりますので、自社に合ったシステムを導入することになるでしょう。
ここでは契約業務においてシステム管理を行うためのツールとしては、以下のようにカテゴリ分けして、ご紹介します。
ドキュメント管理システム
契約書やその他の文書をデジタル化し、効率的に管理することができるシステムです。文書のバージョン管理やアクセス権限の設定など、契約業務に必要な機能が揃っています。
契約管理システム
契約の作成や更新、期限管理、対応履歴の管理など、契約業務に必要な機能を網羅したシステムです。契約書のデータベース化により、契約内容の把握や契約期限の把握が容易になります。
ワークフロー管理システム
契約書作成や承認などの契約業務をワークフロー化することができるシステムです。プロセスの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、スムーズな契約業務の進行を支援します。
電子署名システム
電子署名を利用することで、契約書の承認や認証をスピーディかつ安全に行うことができます。手書きの署名と同様に法的効力があり、契約業務の迅速化に貢献します。
CRM（顧客関係管理）システム
顧客情報や契約情報を一元管理することができるシステムです。顧客とのコミュニケーションや、契約に関する情報の共有がスムーズに行えます。
以上のようなシステム管理ツールを導入することで、契約業務の管理を効率化し、正確性や安全性を向上させることができます。しかし、必要な機能や予算、運用方法について十分に検討し、適切なツールを選択することが重要です。
契約業務管理システムの具体的な導入方法
契約業務のシステム化の具体的な導入方法として、まずは契約業務の流れを整理し、どのような情報や書類が必要かを明確化します。次に、それらを管理するためのツールを選定し、導入前には要件定義やユーザーのニーズを正しく把握するようにしましょう。そして、ツールの導入・カスタマイズを行い、ユーザーに使い方のトレーニングを行って導入を完了させます。以下のように、導入までのステップをイメージしてみましょう。
1.業務プロセスの整理
まずは、契約業務のプロセスを整理し、必要な業務の流れを明確化することが必要です。契約書の作成や更新、管理など、どのような業務があるかを把握し、業務の流れを整理します。その上で、業務を効率的に行うためにはどのようなシステム管理ツールが必要かを検討しましょう。
2.システム管理ツールの選定
契約業務に適したシステム管理ツールを選定します。一般的には、契約書の作成や更新、承認、署名、管理、通知などの機能を備えたツールがあります。また、ワークフロー機能を備えたツールを選ぶと、業務の進捗状況が把握しやすくなるため、効率的な業務遂行が可能になります。
3.システムのカスタマイズ
システム管理ツールを導入した後は、自社の契約業務に合わせてシステムのカスタマイズを行います。例えば、自社の契約書フォーマットに合わせてテンプレートを設定したり、自社の承認ルートに合わせてワークフローをカスタマイズすることが必要です。カスタマイズには専門知識が必要な場合があるため、外部の専門家に依頼することも考慮しましょう。
4.システム導入後の環境整備
システム管理ツールを導入した後は、運用環境の整備が必要です。社員がシステムを利用するためのマニュアルや研修、システムの保守管理など、システム導入後の運用に必要な環境整備を行いましょう。
5.システムの活用促進 システムの利用方法を従業員に周知することも大切です。従業員がシステムを使いこなせなければ、業務効率化の効果を発揮することはできません。従業員に対して、システムの利用方法を教育することで、システムの活用促進につながります。
正確で効率的な契約業務を続けるために
契約業務をシステム化することによって、契約業務に関する情報や書類の共有・管理が容易になること、スケジュール管理や期限管理がしやすくなること、業務の効率化・合理化が図れること、情報漏洩のリスクが軽減されることなど様々なメリットを得ることができます。
その反面、システムの導入やカスタマイズに費用がかかること、導入前に要件定義やユーザーのニーズを正しく把握することが難しいことや、導入後もユーザーの使い方によってはデータ入力ミスや情報漏洩のリスクがあることが課題となります。
このように現状の業務を整理し、課題をクリアしていくことで、正確で効率的な契約業務のシステム化を行うことが可能となります。
DIスクエアではハードウェア、ソフトウェアなどの保守契約管理業務が発生する販売店、代理店、特約店などの方々へ、契約業務をクラウドで一元管理し、効率的で安定的な事業を推進するサービス「ASTOCK SQUARE」を提供しています。 ビジネスの礎となる契約業務をこの機会に見直したい、管理コストとトラブルを減らしたい、といったことなど、契約業務のシステム化を図りたい方は、ぜひご相談ください。